這一次接到的專案是S公司有關於擴大產能要自己興建工廠以及展銷中心,一連串會議的錄音檔要打成聽打逐字稿。說起來檔案還蠻多的。大多數公司在舉行重要會議時,都會進行錄音,確保會議過程中,手寫或是電腦記錄時,不會有遺漏的部分。不過再怎麼樣詳細的會議記錄總會有漏掉的事項,或是原本以為是微不足道的小事項,有時卻是事件的關鍵因素。


若是原先在開會時有用錄音記錄整個開會過程,便可調出檔案來查閱。如果錄音文件只是半個小時到一個小時,也許還可以重頭聽一遍把需要的事項記錄下來。不過有時會議過程冗長,整個會議過程中有百分之六十的時間並非花在主題上。若時聽打逐字稿的錄音文件長達二、三個小時以上甚至更久,把一個會議音檔聽完可能就要花上半天的時間,萬一在聽的時候又漏聽了需要的部分,又得要重聽,浪費的時間成本則難以計算。

所以像這種時候,將每一次的開會過程皆以錄音,在開會結束後,再委由坊間專業的翻譯社,將音檔進行聽打逐字稿。把全部的會議內容詳細地逐字轉載下來。爾後只要需要該份會議的記錄以及內容或是片段時,不用再把錄音檔從頭到尾再聽一遍。只要找出需要的片段就好了。

會議記錄的聽打逐字稿對於企業在進行重要專案或是重大決議事項時能夠有效地記錄每一個環節與細節,可供未來的查閱與統計分析。也可以提供組織管理者或是新進人員對於公司過去與未來狀況的了解判斷。與其花時間將所有的錄音檔聽完,還是閱讀已製作好的文件會來的快許多。

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